Accord-Cadre SGBm

Système de gestion de bibliothèque mutualisé - SGBm

Consultation des établissements

De juin à octobre 2018, après l'entrée en production de 7 sites pilotes et la signature des marchés subséquents de 24 établissements, une "enquête SGBm" a été menée afin de mesurer la pertinence de l'accompagnement de l'Abes dans ce projet, et d'établir les intentions des établissements à l'issue de la période couvrant l'accord cadre (2020).

Cette enquête comporte deux volets : l'un auprès des établissements membres du Groupement de Commandes, l'autre auprès des 90 établissements non membres du GC SGBm

       - consulter les résultats de l'enquête SGBm

Accord cadre pour les établissements membres du groupement de commande : 2016-2020 

L'accord-cadre désigné sous l'appellation "SGBm - Système de gestion de bibliothèque mutualisé" couvre la fourniture d'une plate-forme de services documentaires - comportant les fonctions classiques des SIGB, un résolveur de liens, un outil de découverte, l’accès à une base de connaissance, un ERMS - articulée avec les systèmes nationaux administrés par l'Abes. Les fonctionnalités sont découpées en plusieurs ensembles :

  • fonctions locales : acquisitions, circulation et accès aux documents, production de métadonnées, catalogue public et/ou découverte, workflows avec les applications locales, migration depuis les anciens systèmes
  • fourniture d'un guichet d'assistance et de documentation et d'un environnement de formation
  • mise en œuvre des workflows avec les services nationaux gérés par l'Abes (Sudoc, IdRef...)
  • garanties d'ouverture et de sécurité

groupement-commande-sgbm

L'Abes constitue l'interlocuteur des fournisseurs en ce qui concerne la  migration des données bibliographiques, la production des métadonnées et la garantie des données.

Pour leur part, les établissements constituent les interlocuteurs des fournisseurs en ce qui concerne le support et l'intégration aux systèmes d'information locaux. D'autres acteurs peuvent intervenir à la demande de l'Abes ou d'un établissement, pour mettre en place des adaptations ou des compléments techniques, notamment lors de l'intégration à d'autres systèmes.

Modalités de l’accord cadre 

En octobre 2016, après 16 mois de dialogue compétitif avec les candidats proposant des solutions de type "SGB nouvelle génération", 4 offres ont été retenues. Elles sont portées par les sociétés :

  • Decalog - Data management
  • Ex-Libris - Proquest
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

Le dialogue compétitif a donné lieu à une évolution du  modèle économique, des fonctionnalités et de l’ingénierie de projet des fournisseurs. Il a débouché sur un accord-cadre qui définit les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commandes et engage les titulaires du marché sur une période de 4 ans, notamment en termes de plafonds  tarifaires. De plus, les titulaires étant remis en concurrence par chaque établissement du groupement dans le cadre de marchés subséquents, l’accord cadre garantit un bon niveau de concurrence technologique et économique entre les solutions retenues. 

Les titulaires de l'accord cadre sont les seuls habilités à équiper les établissements signataires du groupement de commandes. Les établissements sont appelés à négocier avec les titulaires du marché à l’occasion de marchés subséquents qui tiennent compte de leurs besoins spécifiques. Pour accentuer leur poids dans les négociations, certains établissements peuvent choisir de se regrouper et de rédiger ensemble les documents de marché. A la fin de la procédure, chaque établissement signe son propre marché subséquent pour une durée de 5 ans.

Pour l’ensemble du groupement, le calendrier prévisionnel prévoit 2 vagues de déploiements annuelles jusqu’en 2020.

Particularités techniques

Les solutions retenues répondent globalement aux fonctionnalités attendues. Une attention particulière est portée sur certains axes, plus délicats :

  • l’articulation entre collections papiers et électroniques
  • la fluidité de traitement de ces supports (en termes d’acquisitions, de traitement, d’usage…)
  • la gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines
  • les échanges de données entre le Sudoc et le SGBm.

D'un point du vue technologique, le modèle software as a service (SaaS) s’est imposé : les plate-formes de services proposées par les prestataires sont basées "dans les nuages" (cloud), les établissements payant un abonnement annuel global. Il est néanmoins prévu un stockage des données au sein d'une base miroir. Une attention particulière a été portée sur l’interconnexion entre les SGBm et les systèmes d’information globaux de chaque établissement (Gestion des Ressources Humaines, Gestion Financière et Comptable…).

Bien que clairement centré sur les systèmes locaux, le projet SGBm conserve l'objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux actuels et futurs. Les établissements équipés de solutions SGBm continueront à cataloguer / exemplariser leurs ressources dans le Sudoc.

Coopération avec les établissements

Avec la signatures des marchés subséquents, le projet a atteint ses objectifs initiaux. Son cheminement a été l’occasion de mettre en place un mode de coopération très étroit entre les établissements pilotes et l’Abes, basé sur un travail collaboratif réactif et transparent, allant dans le sens de l’intérêt général des établissements.

La coopération avec les établissements va se prolonger a minima jusqu’en 2020. Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement sur les marchés subséquents et l’assistance ont déjà fait leurs preuves. Pour accompagner la préparation de la migration des données Sudoc, certains services proposés par l’Abes ont évolué -ou sont en cours d'évolution et notamment :

  • dispositif de sauvegarde national pour les données des établissements SGBm
  • coordination du recueil des besoins, des initiatives locales et des développements sur les  applications nationales
  • nouvel outil de catalogage

Depuis 2015,  une journée annuelle d’informations et d’échanges est organisée à destination des membres du groupement de commandes SGBm.

Gouvernance et organisation

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